Comment mettre en place le télétravail ?
Le télétravail fut longtemps boudé par les entreprises. La faute aux problèmes d’organisation, aux espaces de travail inadéquats, au manque d’outils et de technologies performantes chez les particuliers ou bien à certaines cultures d’entreprise très attachées au présentiel, synonyme d’implication. La tendance s’inverse et le télétravail se démocratise maintenant largement. Selon une étude IFOP de 2018, 25% des salariés pratiquent déjà le télétravail. Mais quels sont les bénéfices du home office pour une entreprise ? Et comment mettre en place le télétravail au regard de la loi ? Explications.
Pourquoi mettre en place le télétravail ?
Tout d’abord, il convient d’expliquer le contexte car le monde de l’emploi est actuellement en pleine mutation. Avec l’avènement du numérique et l’arrivée des millennials, nos modes de travail sont en train de se transformer drastiquement. Le bien-être des salariés passe maintenant au premier plan et amène avec lui son lot de changements : flexibilité, nomadisme, outils digitaux… Mais comment en est-on arrivé là ? Le phénomène trouve son origine dans le développement des espaces de coworking. Ses early adpoters ont bien démontré que pour réussir, il ne fallait pas forcément rester enfermé dans le même bureau, bien au contraire ! Aussi bien pour les salariés que pour les chefs d’entreprise, le télétravail offre plusieurs avantages :
Les bienfaits du home office pour les entreprises
- En cas d’évènements exceptionnels (virus Covid-19, grèves des transports, intempéries…) , le télétravail permet à l’entreprise de ne pas interrompre son activité.
- La possibilité de travailler en home office est un point positif pour l’attractivité des sociétés qui cherchent à recruter des jeunes talents désireux d’obtenir un cadre de travail flexible.
- Augmenter l’autonomie du salarié grâce au home office renforce la confiance entre l’employeur et son salarié (et inversement !).
- 55% des locaux sont réellement occupés, instaurer le télétravail permet donc de réduire le coût des investissements immobiliers.
- Le cloud computing et l’infogérance pour travailler à distance permet de faire baisser les budgets investis dans un parc informatique.
La participation aux frais de transports et de restauration diminue également.
Les avantages du télétravail pour les salariés
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- La durée des trajets entre le domicile et le travail a augmenté de 20% depuis 1980. Le home office permet donc de limiter les déplacements, un bon point pour le stress et l’environnement.
- La productivité est également augmentée en télétravail, +22% selon Ipsos. En effet, le salarié ne perd pas de temps dans les transports, organise mieux son agenda et n’est pas sans cesse dérangé par des réunions impromptues.
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- Le télétravail favorise l’équilibre entre la vie professionnelle et personnelle pour mieux s’épanouir à la maison comme au travail.
- Les équipements de visioconférences, les smart offices et autres outils collaboratifs digitaux renforcent l’esprit d’équipe et permettent de fluidifier les échanges sans jamais perdre le sentiment d’appartenance.
Comment mettre en place le télétravail, que dit la législation ?
Selon le Ministre du Travail, environ 60% des métiers exercés en France pourraient être compatibles avec le télétravail. Consultant, journaliste, développeur web, graphiste… Le home office se pratique déjà largement dans ces corps de métier. Récemment, les consultations médicales en ligne se démocratisent aussi alors qu’historiquement, ces métiers dits de « contact » ne semblaient pas réellement praticables à distance. Avec un monde de l’emploi en constante évolution, la législation fait de même et change en permanence. Cependant, le home office est bien régi par le Code du travail.
Comment mettre en place le télétravail au regard de la loi ?
Le home office se définit dans le cadre :
- D’un accord collectif d’entreprises
- D’une charte élaborée par l’employeur
- D’un accord écrit entre le salarié et son entreprise pour formaliser l’acceptation des deux parties sur la mise en place d’un journée en télétravail
- S’isoler pour passer un appel
- Trouver une salle de réunion pour mener un point projet avec un collaborateur à distance
- Avoir un espace réservé à la créativité
- Avoir des espaces modulaires pour s’isoler ou mener une réunion informelle sans perturber les autres salariés.
Souvent, l’objectif matérialiste de réduire la taille des locaux est réussi, mais l’aménagement de ces espaces flex ne participe pas au bien-être des collaborateurs, voire même nuit à leur productivité.
Peut-on refuser le télétravail ?
Si l’entreprise respecte bien les conditions de l’accord ou de la charte, elle ne peut pas refuser le télétravail, sinon elle doit motiver son refus. L’employé peut également refuser de travailler en home office et ce, sans que sa décision soit sanctionnée ou utilisée comme motif de licenciement. Le télétravail se met en place par principe de volontariat et est totalement réversible si le salarié ne souhaite plus en profiter.
Comment mettre en place le télétravail, la question des équipements
En toute logique, le salarié qui travaille à distance doit avoir les moyens d’exercer son métier dans de bonnes conditions. Les frais engagés à cet effet (matériel informatique, téléphone mobile, internet…) peuvent être pris en charge par l’employeur s’il le souhaite ou si l’activité l’impose.
Comment aménager ses locaux pour faciliter le télétravail ?
Le stockage virtuel des documents (cloud), les outils de visioconférence et plateformes de travail collaboratifs sont toutes des solutions qui permettent aux salariés de pouvoir travailler comme s’ils étaient au bureau. Mais au bureau justement, quels équipement sont à mettre en place pour que les équipes gardent le lien avec le salarié en home office ?
Les acteurs de l’aménagement professionnel comme Huddle Connection ont vu récemment fleurir des demandes de conception d’espaces collaboratifs nouvelle génération. Tous doivent être pensés pour intégrer la donnée télétravail ou le nomadisme. Dans les locaux même de l’entreprise, les espaces individuels se réduisent alors pour laisser la place à :
- Des salles de réunion équipées d’outils digitaux et de vidéoconférence
- Des espaces de brainstorming atypiques pour booster la créativité
- Des espaces collectifs composés de bureaux modulables et déplaçables à volonté
- Des salles projets pensées pour répondre aux méthodes de travail Agile
- Des écrans tactiles pour partager avec tous les membres d’une équipe, sur place ou à distance, l’avancée d’un chantier
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