Quel aménagement pour une salle de visioconférence ?

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Pour répondre aux nouvelles formes de travail nomade et permettre aux entreprises d’être flexible, toutes les salles de réunion doivent pouvoir se transformer en salles de visioconférence ergonomiques et interactives. Il est indispensable de pouvoir organiser rapidement des réunions à distance avec des collaborateurs et des clients. Mais comment bien penser ces espaces de travail collaboratif ?

Une salle de visioconférence, qu’est ce c’est ?

Une salle de visioconférence est une salle de réunion qui peut accueillir jusqu’à 24 personnes maximum et dans laquelle il est possible d’échanger avec des collaborateurs, des clients ou des partenaires géographiquement éloignés. Grâce à un système visuel et auditif (écran, caméra et micro), les intervenants peuvent interagir en temps réel. 

Il existe deux types de vidéoconférence : 

  • La visioconférence qui utilise le réseau de téléphone ou plus précisément de visiophonie
  • La webconférence qui s’appuie sur le réseau internet (ADSL, Fibre…)

À quoi sert une salle de vidéoconférence ?

Avec le développement du télétravail, la visioconférence tend à se démocratiser. Toutes les salles de réunion se transforment maintenant en salle de vidéoconférence. Cet aménagement, qui fait partie des indispensables de la vie en entreprise, remplit plusieurs fonctions :

  • Organiser des entretiens d’embauche à distance (à 2 collaborateurs et plus)
  • Accueillir des clients afin d’avancer sur les projets en cours ou réaliser des présentations commerciales 
  • Mettre en place des réunions avec des contributeurs éloignés, parfois même à l’autre bout du monde
  • Partager des documents en temps réel avec des collaborateurs présents physiquement ou en télétravail
  • Réunir des salariés pour communiquer et échanger autour des sujets importants de l’entreprise
  • Organiser des mini séminaires ou des formations de courte durée sans avoir à louer une salle à l’extérieur

Comment bien aménager une salle de vidéoconférence ?

Quelles que soient vos contraintes budgétaires, il faut toujours être attentif à la connectique et à l’ergonomie. Nous voyons trop souvent des salles de réunion ou de vidéoconférence mal conçues qui génèrent des problèmes contreproductifs. Elles sont souvent trop complexes à utiliser et font perdre du temps aux collaborateurs.

Les contraintes les plus fréquentes

  • Les utilisateurs ne maîtrisent pas les outils de la salle de visioconférence et la délaissent. Un point noir pour la rentabilité de cet investissement.
  • Des espaces suréquipés ou sous-équipés qui ne correspondent pas aux besoins des utilisateurs
  • Trop de télécommandes sur la table qui sèment la confusion
  • Des équipements qui fonctionnent mal et qui font perdre du temps
  • Des salles inondées de câbles inutiles au sol qui multiplient le risque de pannes
  • Un aménagement mal pensé qui ne permet pas à tous les collaborateurs d’être vus à l’écran
Pour une durée moyenne de réunion de 69 minutes, 15 % du temps est utilisé pour régler des contrariétés techniques. Des pannes mais aussi des équipements non adaptés aux connaissances des salariés en sont les principales raisons. Pourtant, nous sommes plus en plus en réunion, 5 à 6 fois par semaine pour les cadres.

Quelles sont les meilleures solutions pour l’aménagement d’une salle de visioconférence ?

Nous commençons toujours par faire le point sur vos besoins et ceux des utilisateurs réguliers de la salle de visioconférence. C’est en définissant un cahier des charges précis que nous arrivons à cibler le mobilier adapté et les bons équipements

Bien dimensionner une salle de visioconférence

Pour garantir un projet d’aménagement d’espace réussi, nous tenons compte également du taux d’occupation des salles de réunion. Pourquoi créer un grand espace collaboratif qui ne sera jamais utilisé à sa capacité maximum ? Dans certains cas, nous choisissons avec nos clients de dimensionner des petites salles pouvant accueillir 5, 10 ou 20 personnes. Ainsi, tous les m2 d’espace disponibles dans les locaux de l’entreprise sont optimisés et rentabilisés.

Une salle de vidéoconférence ergonomique

Une salle de visioconférence doit aussi répondre en quelques secondes seulement aux premières interrogations des intervenants. Comment partager en réunion ? Comment appeler ? Comment présenter ? Nous pensons des aménagements intuitifs, simples et des espaces propres pour une compréhension immédiate du fonctionnement de la salle.

Les basiques de l’aménagement d’une salle de visioconférence réussi

Nous privilégions toujours des solutions pragmatiques, économiques et intuitives :
  • Pas de télécommandes sur la table de réunion pour éviter la confusion et la perte de temps
  • Du matériel plug & play simple d’utilisation afin de permettre aux collaborateurs d’être efficaces et productifs dès le début de la réunion
  • Un aménagement ergonomique avec des tables trapèzes par exemple pour que tous les intervenants puissent se voir en vidéo
  • Des solutions évolutives qui suivront les avancées des nouvelles technologies
  • Un système de câblage réalisé par un seul intervenant pour garantir une intégration parfaite sans aucun souci de fonctionnement

La lecture des émotions des différents interlocuteurs est une donnée importante de la communication entre être humains. En phase de négociation ou de conclusion de nouveaux partenariats, il faut pouvoir capter les détails de la communication non verbale des participants (expression du visage, posture, attitude gestuelle).

La qualité des outils de visioconférence ne font qu’une partie du travail, la salle de visioconférence doit aussi être aménagée avec du mobilier adapté. Son agencement est pensé pour que chaque interlocuteur puisse être vu correctement.

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